01Balance
El Balance muestra la foto patrimonial: activo, pasivo, patrimonio neto, clientes, proveedores, deuda, tesorería y existencias. Para la IA es útil porque permite ver tendencias: qué crece, qué baja y qué partida puede estar avisando de un proceso operativo débil.
- 3 ejercicios cerradosPermite ver tendencia, no solo una foto.
- Mismo criterio contableEvita mezclar informes con estructuras incompatibles.
- PDF legible o ExcelExcel ayuda, PDF sirve si se lee correctamente.
02Pérdidas y Ganancias
La PyG permite mirar ingresos, coste de ventas, margen, personal, servicios exteriores, amortizaciones, resultado financiero y resultado neto. Es la pieza que mejor conecta números con procesos.
Por ejemplo: si servicios exteriores sube más que ventas, la IA puede sugerir revisar qué tareas se han externalizado, qué herramientas se pagan y qué procesos podrían automatizarse con supervisión.
03Preguntas mínimas
Los números sin contexto llevan a conclusiones flojas. Por eso bastan unas pocas preguntas para aterrizar la lectura:
- Sector: no se interpreta igual una clínica, una asesoría, un comercio o una empresa industrial.
- Número de empleados: ayuda a estimar si el problema es de volumen, organización o margen.
- Ubicación: puede afectar a coste laboral, servicios y mercado.
- Preocupación principal: costes, cobros, margen, crecimiento, administración o falta de control.
04Documentos opcionales
No son necesarios para empezar, pero pueden mejorar el diagnóstico si ya los tienes a mano:
| Documento | Cuándo ayuda | Qué puede revelar |
|---|---|---|
| Libro mayor | Cuando una partida es demasiado amplia | Proveedores, conceptos repetidos y gastos anómalos |
| Aging de clientes | Cuando preocupa el cobro | Vencimientos, retrasos y prioridades |
| Listado de herramientas | Cuando suben servicios externos | Software duplicado o poco usado |
05Qué no conviene subir
No subas documentos que no aporten al diagnóstico: nóminas completas con datos personales, contratos sensibles, historiales médicos, DNI, datos bancarios completos o información de terceros que no sea necesaria.
Principio práctico
Si el documento no ayuda a decidir qué agente IA tendría sentido construir primero, probablemente no hace falta en esta fase.